مهم ترین عوامل عمده غیر طبیعی تخریب بایگانی
مواردی همچون نور خورشید – گرد و خاک – آلودگی هوا – رطوبت – حشرات – جوندگان … از عوامل عمده طبیعی و مواردی همچون آتش سوزی – سرقت – عدم طبقه بندی صحیح – عدم تمرکز – ورود افراد غیر مسئول به واحد – بکار گیری افراد بی علاقه و غیر حرفه ای مسئول و …از عوامل عمده غیرطبیعی در تخریب و در معرض نابودی قرار دادن، زودهنگام بخش بایگانی به شمار میرود.
راه کارهای آسان و عملی جهت ممانعت از تخریب بخش بایگانی به شرح زیر می باشد :
- طبقه همکف هر ساختمان مناسبترین فضا میباشد (زیر زمین محل نامناسبی جهت بایگانی میباشد)
- پنجره های زیاد موجب ورود نور شدید میشود (کم کردن نور خورشید به وسیله پرده)
- قرار دادن فیلتر و هواکش به منظور جلوگیری از گرد و خاک
- استفاده از شیشه های کاهش دهنده نور اشعه ماوراء بنفش و مادون قرمز (شیشه های زرد و سبز مناسبتر میباشد)
- عایق بندی و استفاده از سیستم آکوستیک برای جلوگیری از سر و صدا
- نصب سیستم اطفاء حریق خودکار و دستی
- ایجاد دیوار آتش جهت مجزا سازی سالن های بزرگ
- استفاده از سیستم بایگانی ریلی جهت ایجاد تمرکز و محافظت بیشتر جهت جلوگیری از ورود نور – گرد و خاک – حشرات و جوندگان و نیز به تاخیر انداختن رسیدن آتش به مدارک موجود و ایمن سازی مدارک
- استفاده از مقسم – جعبه محافظ پوشه و کد بندی صحیح موضوعی مدارک
- دور بودن واحد بایگانی از محل پارکینگ به منظور جلوگیری از ورود دود – بخارات بنزین – دی اکسید گوگرد و اکسید نیتروژن
- ایجاد هواساز جهت ثابت نگاه داشتن هوا (18 درجه سانتی گراد) و رطوبت گیر جهت ثابت نگاه داشتن رطوبت (55درصد)
- جدا سازی واحد بایگانی از محل استقرار پرسنل اداری